La documentation de conservation rassemble des dossiers textuels et visuels sur l’état, les traitements et l’environnement d’un objet. Dans un article de 2001, Michelle Moore a étudié comment les bases de données, les appareils photo numériques et les scanners pouvaient en faciliter la consultation et la gestion, tout en soulignant que l’obsolescence rapide du matériel et des formats menaçait leur accès futur.